Книги для тех, кто хочет научиться быть счастливым

Как правильно планировать время

Автор: | Рубрика: Тайм-менеджмент

Один из пунктов плана — купить сыну морскую свинку:) Удастся ли реализовать?

Привет, дорогие читатели!

В прошлом посте я затронула актуальную, как оказалось, для многих тему прокрастинации – откладывания дел и написала, что правильное планирование дня является одним из важных факторов борьбы с этой проблемой. Поэтому сегодня я подготовила пост о том, как правильно планировать время. Приведу примеры того, как это делают высокоэффективные люди и я:)

В первую очередь, ответим на вопрос, а зачем вообще планировать? Спонтанная жизнь доставляет больше удовольствия. Очень часто, планируя и концентрируясь на одном, мы не замечаем другое. Да, но жизнь современного мира настолько усложнилась, что, не планируя, не управляя ею, скорее всего заблудишься и можешь оказаться совсем не там, где хотел. А ведь всем нам хочется где-то оказаться. И желательно не у разбитого корыта с золотой рыбкой неподалеку в океане:) Поэтому нужно планировать и ставить цели.

 

До цели может дойти только тот, у кого она есть. И быстрее до нее доберется тот, у кого есть карта. А карта – это и есть план с той единственной разницей, что план мы составляем сами, а карты – топографы. Но наверное, этим и интересна жизнь, что каждый из нас себе топограф:)

Итак, мои дорогие топографы, с чего начнем? Я начинаю с целей, а затем правильно расфасовываю их в структуру дня!

Периодически я рисую себе колесо жизненного баланса и намечаю цели. Затем они перекочевывают в план дел на месяц, неделю и день. Выглядит это примерно, как на картинке. Только я делаю это на магнитной доске — там можно легко стирать и добавлять новые цели.

Очень важно правильно планировать большие жизненные цели, так как они являются нашими автомагистралями, и он них зависит, попадем мы в светлое будущее или куда придется.

Как планировать жизненные цели?

Большие жизненные цели – это то, о чем мы мечтаем. Отличие мечты от цели – это более четкая формулировка и срок исполнения (хотя бы примерный). Если вы сказали, что хотите квартиру, то это мечта. А если скажете, что хотите купить ее в 2014 году, то это уже цель.

Поэтому начать нужно с мечтания. Что вам хочется достичь в этой жизни? Не нужно стесняться. Потому что если вы себе не представите того, чего хотите, то его и не получите. Поэтому нужно мечтать на полную катушку. Причем все время. Знаете, что в этом полезного? Иногда помечтаешь, помечтаешь, представишь себя где-нибудь в лазурной бухте, на яхте, а потом подумаешь – а зачем мне это все нужно, если меня на море тошнит? Так отделяются истинные желания от неистинных. Правильно желать – это основа правильного планирования времени. Очень часто мы хотим того, чего на самом деле не хотим. Просто наши родители настояли или соседи купили такую машину, или коллега по работе показал новый телефон. И нам захотелось! Потом нам захотелось другого, и так мы становимся рабами чужих желаний, но не своих!!! Очень важно иногда искренне порадоваться за других: что у них такая классная машина, классный телефон, а потом порадоваться за себя: что вам не нужно выплачивать кредит за них, что вы эти деньги можете направить на СВОИ желания. Например, на путешествия или на образование детей.

Итак, прежде чем поставить что-то в ваш план времени, подумайте, а действительно ли мне это нужно? Если нужно, то обязательно составляем стратегическую картонку.

Стратегическая картонка

Стратегическую картонку придумала одна из участниц тренингов Глеба Архангельского. Она выписала все важные для себя цели на картонку, вставила его в ежедневник и смотрела на них всегда, когда составляла план на месяц, неделю и день. Этот способ действительно очень действенный. Он позволяет держать в фокусе внимания все важное и отбрасывать неважное.

Итак, прямо сейчас взяли лист бумаги, картонку или открыли нужную страничку на смартфоне (я пользуюсь для этого отдельной областью в программе Things) и пишем приоритетные цели на этот год.

Из стратегической картонки ваши цели будут перекочевывать в планы на месяц, на неделю и на день.

В целом, такое планирование называется «Планирование сверху». Оно позволяет держать в сфере внимания важные вещи, на которые в пылу жизни многие забивают. Планирование сверху, однако, не позволяет учитывать текущие задачи. Мы же не можем записать в стратегическую картонку: «Держать попу сына в сухости и чистоте». Это не цели и не мечта, это обязанность. Таких в жизни много. Все они называются бытом. Так вот, чтобы на этот быт не забить, есть «планирование снизу». Очень плотно к изучению этого вопроса подошел Дэвид Аллен. Он создал целую систему «getting things done».

Как запланировать все мелочи, которые не подходят под большие цели?

Почему мелочи тоже нужно планировать? Мелочи – это мелочи. Кажется, на них не нужно обращать большого внимания, но в этом вся и проблема. На мелочи мы обращаем как раз много внимания. Носок валяется, мусор не убран, ребенок опять сопли рукавом вытер, муж тарелки после ужина не убрал – все это мелочи. Они не крадут у нас времени, но крадут внимание. Они порождают в нас негативные эмоции, а, следовательно, крадут драгоценную энергию, которую нам придется направить на восстановление.

Есть мелочи, которые не делаются неделями, месяцами, годами. Мы знаем, что надо бы это сделать, но все руки не доходят, все времени нет. Думаем об этом по нескольку раз на дню, а розы все стоят в саду необрезанными:) Эти задачи тянут из нас соки, энергию, даже если мы этого не замечаем. Со временем они превращаются в «дохлых лошадей», которых мы все на себе тащим (о том, как избавляться от дохлых лошадей, я писала здесь)

Более того, наша оперативная память не бесконечна. Ученые доказали, что обычный человек может держать в своей голове в одно и то же время до 7 вещей. Потом начинается конкретный перегруз мозга. Это может закончиться для вас сердечным приступом, если кто-нибудь в этот момент решит сделать вам укольчик деревянным шприцом или романтично обнять. Просто нервная система больше не выдерживает. Поэтому свой мозг нужно постоянно разгружать от этих мелочей.

Что предлагает Дэвид Аллен? Нужно создать систему, куда вы можете записывать такие дела. Типа ящичка, куда поступает вся входящая информация. Сегодня для смартфонов разработаны прекрасные программы, в которых есть все эти функции (things, 2do, remember the milk и т.д.). После того, как мы сгрузили все дела в одну кучу, вечером их нужно просматривать и расфасовывать в структуру дня или помещать в другие удобные для этого дни.

Например, нужно забрать что-то с почты, заплатить по счету в банке и купить сапоги. Все это удобно будет сделать в один день, когда вы будете в городе. Если планировать заранее, то действительно много времени экономится на таком совмещении дел.

Дэвид Аллен еще предлагает регулярно обходить свои владения (даже если это одна комната и кухня) и записывать, что нужно сделать и когда это сделать.

Что еще нужно добавить в список задач?

Итак, план задач у нас готов: есть глобальные задачи, есть ежедневные задачи, но чего-то еще не хватает. Если все время делать то, что нужно, то жить будет скучно и грустно. Нужно обязательно добавить то, что хочется сделать. Отдыхать в течение дня все равно нужно. Подзаряжать себя тоже. Поэтому очень важно иметь небольшой список дел, которые вам всегда хотелось сделать (спрыгнуть с парашютом, прогуляться по осеннему парку с малышом, сфотографировать мыльный пузырь в момент, когда он лопает), чтобы не тратить время отдыха на просмотр очередного выпуска криминальной хроники. Думаю, она никогда не попадет в список дел, которые вы всегда хотели сделать. Ну об отдыхе мы еще поговорим. Приступим к планированию дня.

Как правильно планировать день

Планирование дня очень сильно зависит от двух факторов: находитесь вы одни или не одни. Когда вы одни, вам нужно бороться только с собственной ленью, что на самом деле, очень просто:) Если вы не одни, вам нужно бороться с ленью других людей. Шучу. Бороться не нужно (это все равно бесполезно), но нужно учитывать, что другим ничего не известно о ваших планах на день. И если коллегам по работе это можно как-то объяснить, то маленькому ребенку не объяснишь. Поэтому сначала разберем, как планировать, если ты один и не сильно зависишь от окружающих.

В первую очередь, нужно определить свои  фазы биоритма. В какую фазу ты наиболее работоспособен, а в какую наименее. Большинство людей наиболее работоспособны в первые несколько часов после пробуждения, то есть утром. Именно на это время нужно планировать самые трудные и энергоемкие дела. Лучше всего, если это задачи из вашей стратегической картонки.

Послеобеденное время – самое трудное для работы на месте, поэтому лучше планировать какую-то более активную работу, связанную с передвижением, разговорами, чтобы не уснуть. Если есть возможность поспать, то это идеально. У.Черчиль прожил долгую жизнь только благодаря своей привычке спать после обеда. «Кто спит днем, тот может себе позволить не один рабочий день, а два», — говорил он. Исследования показали, что короткий послеобеденный сон восстанавливает силы на 100%. Те, кто не спит, работает на 50% своего потенциала.

К 16 часам силы у людей обычно восстанавливаются и начинается новый подъем, в который тоже много можно успеть. Около 19.00 начинается снова спад. Изменить его можно только спортом около 16-18.00 или вечерним сном (я частенько засыпаю в 20.00 с детьми на полчаса и потом могу работать до 24.00 без ущерба для здоровья).

Если дел много и невозможно обращать внимание на фазы биоритма, то лучше всего использовать систему Pomodoro, о которой я писала здесь. Она повышает производительность любого человека в 1,5-2 раза.

Главное ее преимущество – она дает тебе отдохнуть еще до того, как ты устал. Засчет этого не накапливается усталость и, если еще не забивать себя тяжелой едой, то работать можно практически весь день.

Система Помодоро строится на принципе 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем. Если вы ее применяете, что как раз в эти 5-10 минут отдыха делайте мелкие дела (я делаю в это время домашние дела). Они будут казаться отдыхом.

Зачем отдыхать, если в это время можно работать?

Очень многие “высокоэффективные” люди думают, что они высокоэффективны засчет того, что отказывают себе в отдыхе, что работают от зари до зари только на силе воле. Так вот такое мышление очень далеко от высокой эффективности. В лучшем случае человек заболеет и одумается, а в худшем случае умрет лет в 40, так и не поняв, что наш организм – это не компьютер и не робот. Мы оптимально функционируем, если 8 часов спим, 8 часов работаем и 8 часов занимаемся всем остальным, что не относится к первому и второму.

Если вы читали мои посты по энержи-менеджменту и книгу Тони Шварца «Жизнь на полной мощности», знаменитые спортсмены достигали максимального успеха только когда заменяли часть тренировок (физическое развитие) на другую: смотрели фильмы, встречались с друзьями (эмоциональная деятельность), решали кроссворды, читали (умственная деятельность), помогали другим (духовная деятельность). В результате у них восстанавливался внутренний баланс и появлялось больше энергии.

Если мы работаем только в одной сфере (в офисе или дома), то постепенно истощаем свои силы. Их нужно регулярно пополнять. И чем более регулярно и прицельно мы это делаем, тем больше у нас будет сил, тем более мы эффективны.

Как правильно планировать день, чтобы успевать выполнять задачи и отдыхать от них?

Чтобы успевать выполнять задачи и не уставать, нужно планировать день ритмично. Причем одна фаза — рабочая (когда вы отдаете энергию, отдаете себя делу полностью) должна сменять другую — противоположную (когда вы полностью отвлекаетесь и желательно пополняете энергию).  Например, поработали полчаса. потом съели два яблока в течение пяти минут и снова за работу.

Очень хорошо все это вписывается в систему Помодоро. Главные, самые важные дела выполняются в течение каждых 25 минут. Подпитка энергией (еда, проветривания, прогулки, просмотр юмористических видео или прослушивание музыки) и улаживание мелких дел (стирка, уборка, звонки и др.) – в течение пауз. Лично я не всегда строго следую правилу 25 минут. Если чувствую, что процесс пошел, до работаю, пока идет, но потом делаю паузу подлиннее. Главное, чтобы она была.

Итак, определили задачи, определили время, когда лучше работается, запланировали на это время самые сложные задачи, остальные – на менее работоспособное время, запланировали паузы на подзарядку энергии. Ну и выполняем! Не забыли про сон и те меры, которые позволяют нам спать меньше, а высыпаться лучше (я писала об этом здесь).

Это планирование подходит, если вы не сильно зависите от других. Если на вас - ребенок, а то и два, то планировать нужно по-другому. Я обязательно напишу об этом в одном из следующих постов, а на сегодня — все.

Да, кстати, в качестве результата того, что моя система планирования работает, прилагаю доказательство.

 

Сын получил на День рождения морскую свинку, как было запланировано

И все же не забывайте про спонтанность. Она может принести в жизнь много прекрасных моментов. Раз в неделю нужно обязательно устраивать отдых от планирования и делать то, что хочется, хотя бы пару часов. Вот, что у нас получилось из этого:)

 

Теперь у нас две морские свинки:)

А как же быть с прокрастинацией? Правильное планирование дня — это  основа, но, к сожалению, не 100% средство от прокрастинации. Здесь нужно средство посильнее. Я открыла его для себя буквально на днях. И в следующем посте я обязательно расскажу о нем. Только благодаря ему я сегодня завершила этот пост и не только его:)

Буду рада, если вы в комментариях поделитесь своими секретами, как правильно планировать время.

С уважением,

Мария Хайнц

Понравилась статья? Вы можете принести пользу своим друзьям, если нажмете на одну из кнопочек. Всего одну:) Спасибо!

Подпишитесь на обновления блога, чтобы получать новые статьи на свою почту!

*Нажимая на кнопку "Подписаться", я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Рекомендую ещё почитать:

15 комментариев к записи “Как правильно планировать время”

  1. Елена

    Записала в ближайший план действий: приобрести доску для записей. Я любительница забывать мелочи)))

    А секреты планирования времени Вы уже все раскрыли в своем блоге)))

    Ответить
    • Мария Хайнц

      У кого гет доски для записи, можно писать смывающимся маркером на белом холодильнике:) хотя доска, конечно, удобнее, но ее еще нужно в правильное место прибить: для сем.план.- в коридор, доя личного — в спальную

      Ответить
  2. Галина Гармай

    Спасибо, Мария! Планирование — важная штуковина. При правильном раскладе, стандартная “куча” дел перекочевывает в разряд дел выполненных, причем в нормальном темпе, и абсолютно без суеты.Уже не куча. :) С методом “Помидора” знакома, но думаю, что производительное время — 25 минут можно и увеличить. Иногда требуется завершить дело до конца. А вот отдых — обязательно! Мелочи и все мелкие дела-обязанности — не стоит их копить. По возможности — разгребать))), и желательно в срок. Особенно это касается всевозможных платежей))).

    Ответить
    • Мария Хайнц

      Согласна, Галина, что производит.время можно увеличить. Со временнм приходит выносливость, но для начинающих 25 минут — это самое то:)

      Ответить
  3. Алина

    С удовольствием читаю Вашу рассылку! Огромное спасибо за титанический труд. Очень полезная статья, как и все предыдущие! Жду с нетерпением следующих.

    Ответить
  4. Ольга Бардина
    http://vmeste-rastem.ru

    Маша, спасибо за заряд энтузиазма и ценные “мелочи”. Давно собираюсь прописать цели и нарисовать колесо — но…. (пора от этих но избавляться и браться за дело).
    Буду ждать продолжения — о планировании с детьми!

    Ответить
    • Мария Хайнц

      Желаю удачи! Цели, прописанные на бумаге, намного крепче, чем “плавающие” в уме:)

      Ответить
  5. Галина Бакшеева
    http://proschariki.ru/

    Мария, моя великая проблема в неумении планировать! Мне кажется нужна железная сила, чтобы постоянно планировать) Я первый раз в жизни три дня назад записала видео о своих целях на 2015 год, и знаете ощущаю, что иду к ним. Это невероятно, потому что, получила уже подарок, при чем неожиданный, который меня может приблизить к цели! *THUMBS UP*

    Ответить
    • Мария Хайнц

      Я думаю, что если есть потребность, планировать всегда можно научиться. Все, что нужно, это найти удобный для себя способ. Например, если вы спец по технике, то нужно использовать смартфон и соответствующие программы. Если не спец, то ежедневник или блокнот. Начать с того, что каждый вечер записывать, а как лучше спланировать день, чтобы и дела успеть, и удовольствие получить?

      Ответить
      • Константин
        http://konstantinbabiy.ru/

        Я вот тоже продолжаю учиться планированию… :) И смартфон использую и блокнотов куча, да только мало планировать, надо ведь еще это все делать, а у меня почему то всегда находятся разные отвлекающие факторы и в итоге, от того, что запланировано, делается только 30% как правило. Это если уже совсем дела срочные, тогда конечно. В общем нет концентрации — нет результатов. Вроде это понимаю, но заставить себя не получается…….

        Ответить
        • Мария Хайнц

          Константин, делайте что получается:)

          Ответить
  6. Константин
    http://konstantinbabiy.ru/

    Мария, можно технический вопрос? Как сделать такой квадратик с галочкой “оповещать о новых комментах к этой статье”? :)

    Ответить
    • Мария Хайнц

      Константин, все технические вещи мне делает специалист — ссылку на его сайт вы найдете справа во вкладке “Мои рекомендации” — “Установка и настройка вордпресс”

      Ответить
      • Константин Бабий
        http://konstantinbabiy.ru

        Спасибо.

        Ответить
  7. Goal-Life
    https://goal-life.com/

    Здравствуйте, очень хорошая статья, для тех кто учится планировать, но я лично склоняюсь к тому, что ежедневное планирование нужно, но не постоянно. Нужно например после отпуска, чтобы втянуться в новый график, или когда только начинаешь ставить какую-то цель, чтобы адаптироваться. Гораздо важнее планировать долгосрочно, хотя бы на месяц или на год вперед, а лучше и на 5-10 лет.

    Ответить

Добавить комментарий

*Оставляя комментарий, я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Подписаться, не комментируя

    Обо мне

    

    Имя: Мария Хайнц
    Место жительства: Германия
    Семейный статус: замужем
    Дети: два маленьких разбойника
    По профессии: юрист, но…
    Подробнее

    Спасибо Вам огромное!
    Лучшие комментаторы месяца

    Ольга(1)
    Ольга(1)